Comment monter un dossier de partenariat ?

Première phase : Sélection des entreprises sponsors

I - Cibler les entreprises

Le premier conseil primordial dans la recherche de partenaires est de se mettre à leur place. Il faut donc trouver des axes communs au projet présenté et à l'entreprise.

L'adéquation entre le projet présenté et la politique de communication de l'entreprise est fondamental.

Une fois les entreprises ciblées, nous vous conseillons de vous renseigner sur elles, notamment par le biais de leur site Internet, afin de connaître leurs attentes (communication interne et externe, image de marque, notriété, etc.).
Le dossier envoyé devra en tenir compte, en exposant : les valeurs communes, les possibilités de communication interne (incentive, participation des employés au projet, etc.) et externe (relations publiques, publicités, presse, etc.).

Nos entreprises cibles doivent donc avoir un lien plus ou moins direct avec les joueurs de WoW ,c'est à dire :

- Magasins de jeux vidéo;
- Boutiques d'informatique;
- Cybercafés
- Boutiques de téléphonie mobile;
- Magasins axés sur l'univers médiéval-fantastique...


II - Quel est l'intérêt d'une entreprise a devenir sponsor ?

Le sponsoring (ou parrainage) se caractérise comme un acte de commerce, qui sert essentiellement à promouvoir les produits et les marques et à accroître la notoriété et l'image de l'entreprise. Une campagne publicitaire peut être menée en parallèle, afin de faire connaître cet engagement à la clientèle potentielle de l'entreprise.

A) Les différents types de sponsoring :

- financier : cotisations, subventions, apports en numéraire, dons, etc.
- en nature : mise à disposition de marchandises, de prestations de services, de moyens matériels, humains ou techniques.
- technologique : mise à disposition du savoir-faire de l'entreprise.
- de compétences : mise à disposition des compétences de salariés de l'entreprise

B) Les avantages pour l'entreprise sponsor

Contrairement à ce que l'on pourrait pensé, les entreprises ont de nombreux avantages à devenir sponsors !

- Améliorer sa communication interne;
- Le B to B (Business To Business);
- Le merchandising;
- Démontrer la qualité des produits;
- Développer sa clientèle;
- Intérêt médiatique;
- Intérêt fiscal...

Seconde phase : La prise de contact avec les entreprises

I - Le contact téléphonique

Appelez ensuite les entreprises ciblées au niveau régional ou national, afin de connaître le décideur en matière de sponsoring (il s'agit généralement du Directeur de la Communication, du Directeur Marketing ou encore, le cas échéant, du Directeur Général).
N'envoyer pas de dossier avant d'avoir préalablement contacté le décideur, car il pourrait finir directement dans sa poubelle (budget communication limité, non-adéquation avec les attentes de l'entreprise, etc.).

Enfin, nous vous conseillons de contacter les entreprises dès le mois de septembre, car leurs budgets sont généralement clôt à fin décembre. Cependant, nous avons constaté que de nombreuses entreprises dégageaient des budgets en milieu d'année civile.

II - Le dossier de sponsoring

Si le premier contact avec l'entreprise est une réussite, il faut envoyer au plus vite un dossier de sponsoring.

A ) L'argumentation d'un dossier de sponsoring

En premier lieu, déterminez quels sont vos atouts/avantages par rapport à d'autres projets, et classez-les par ordre d'importance. Ils constitueront l'argumentation principale de votre dossier de sponsoring.

B) Les Titres

Déterminez des titres et sous-titres accrocheurs dans votre dossier de sponsoring, car les partenaires potentiels liront le contenu uniquement si leur intérêt est suscité par les titres.

Lorsque vous avez un format double-page, n'hésitez pas à utiliser un titre global à cheval sur les deux pages, puis un sous-titre relatif à chaque page ; cela incitera le partenaire à lire les deux pages. Sachez également que les pages de droite sont les plus lues.

C) Le contenu

• N'utilisez jamais de formules négatives
• Utilisez des formules directes pour tenir vos prospects en haleine.
• Evitez les textes trop long (trop d'informations tuent l'information)
• Utilisez le présent ou l'impératif ; le conditionnel est à bannir, et le futur à éviter.
• Agrémentez votre plaquette de visuels (photos, schémas, etc.) soulignés par des légendes qui correspondent à vos arguments forts ; en effet, l'oeuil du lecteur est toujours attiré par les légendes des visuels.

Démontrez également que votre projet correspond à des besoins potentiels des partenaires démarchés.

Page de Garde

Faire figurer le nom du projet, les dates, le logo, l'accroche, les coordonnées, et éventuellement le lieu et l'adresse du site Internet.

Présentation du Projet

• Historique/Palmarès/Parcours
• Caractère du projet (culturel, sportif, social,scientifique,etc.)
• Objectifs/Motivations
• Présentation détaillée du projet
• Public concerné (qui et combien de personnes y participent ?)
• Budget prévisionnel

Retombées pour les partenaires

• Communication interne : incentive, participation des employés au projet, etc.
• Communication externe : relations publiques, opérations de communication, plan média, publicité, visibilité (ou apparaîtra-t-il, de quelle manière?). Pensez à proposer d'autres évènements ponctuels, afin de présenter votre projet et vos partenaires (bâptème, conférence de presse, etc.).

Partenaires actuels

Si vous avez déjà conclu des partenariats, faites apparaître leur logo à la fin du dossier, ce qui conférera à votre dossier plus de poid, inspirant ainsi confiance aux partenaires démarchés.

Elements à joindre à votre dossier de sponsoring :

N'oubliez pas de joindre à votre dossier une lettre de demande de sponsoring personnalisée, exposant notamment les valeurs communes à votre projet et au partenaire démarché. Proposez selon les entreprises ciblées, un partenariat en nature, un partenariat financier ou des dons.

Joignez également, si possible : un dossier de presse, une vidéo, un CD photos....


La lettre de demande de sponsoring (à joindre au dossier) :

Nous vous conseillons vivement d'écrire une lettre à la fois succinte, claire et avant tout personnalisée :
Vous pouvez proposer des opérations spécifiques à une entreprise, en fonction de son activité ou de sa politique de communication.
Vous pouvez également reproduire des visuels avec le logo de l'entreprise démarchée (comme par exemple insérer sur une photo de vos vêtements le logo de l'entreprise).

N'hésitez pas à faire preuve d'imagination pour personnaliser au mieux cette lettre, qui sera certaienement votre unique point d'entrée pour un éventuel partenariat.

III - La relance

Une fois les dossiers envoyés, nous vous conseillons de relancer les décideurs, après un délai de politesse de 3 à 7 jours.

Les décideurs en la matière étant assez occupés, n'hésitez pas à rappeler plusieurs fois. Ne laissez surtout pas de message, car c'est vous qui êtes demandeurs, et il y a peu de chances que l'on vous rappelle ; rien ne vaut un contact direct.

Troisième phase : L'entretien

Vous avez réussi à décrocher un entretien ? Bravo, le plus dur est fait.

N'hésitez pas à vous déplacer à deux, afin d'avoir un soutien moral, qui pourra également vous aider dans les négociations.

Pendant l'entretien, présenter votre projet plus en détail, avec un support visuel (présentation powerpoint, vidéo, photos, etc.). Insistez avant tout sur votre motivation, et imaginez avec ce partenaire potentiel les opérations de communication personnalisées qu'il pourra effectuer.

Bref, soyez percutants, motivés et efficaces !

Ne cloturez jamais un entretien sans avoir programmer au préalable une nouvelle date butoire (mise en place d'un deuxième entretien, remise d'informations complémentaires, date de réponse, etc.).

Il ne vous reste plus qu'à croiser les doigts...